張 青
辦公室是一個承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的綜合部門，工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜，責(zé)任重大。如何管理好辦公室，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，根據(jù)自己的工作實(shí)踐談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。
一、辦公室工作“勤”字當(dāng)先，做到勤于學(xué)習(xí)、勤于思考、勤于實(shí)踐、勤于積累。俗話說，勤能補(bǔ)拙，人勤春早，天道酬勤。勤勉工作，抓住一次又一次歷練自己的機(jī)會，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，促使自己不斷地適應(yīng)工作發(fā)展變化的需要。
要勤于學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)是通往成功的階梯，只有勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，增加知識儲備，提高自身素養(yǎng)，才能做到參之有道、謀之有方。因此，對于辦公室的工作人員來說，要把學(xué)習(xí)作為適任工作的一種責(zé)任、一種境界、一種追求，多下功夫，多做努力。在學(xué)習(xí)專業(yè)理論的同時，還要學(xué)習(xí)履行崗位職責(zé)所需的各種業(yè)務(wù)知識；不僅要學(xué)習(xí)知識技能，還要注意掌握科學(xué)的方法。學(xué)習(xí)豐富人生智慧，學(xué)習(xí)增長工作才干，只有勤于學(xué)習(xí)，才能奠定做好辦公室工作的堅實(shí)基礎(chǔ)。
要勤于思考。只有勤于思考、善于思考，才能學(xué)得更快，悟得更深，做得更好。辦公室工作頭緒多，變數(shù)大，雷同重復(fù)的事項工作內(nèi)容、方法卻不盡相同，如工作運(yùn)行分析會，每次討論的議題，準(zhǔn)備的材料各不相同，需要不斷去思考。無論是大活動，還是小事情都需要提前將中間的每一個細(xì)節(jié)思量再三，考慮周全。思考是提高工作效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有深入思考，理清工作思路，把握工作重點(diǎn)，找準(zhǔn)工作節(jié)點(diǎn)，工作才會有起色、有進(jìn)步；只有深入思考，形成新的工作思路和措施，才不會“以其昏昏、使人昭昭”。在管理工作中，我養(yǎng)成了勤于思考、善于思考的良好習(xí)慣。
要勤于實(shí)踐。認(rèn)識來源于實(shí)踐。在實(shí)踐過程中，人們通過自身的感官得出事物的各個表象、各種片面以及事物的外部聯(lián)系，即對事物的感性認(rèn)識。辦公室所做的工作既有大事，也有細(xì)事。如何才能將工作做好，如何才能更好地服務(wù)公司全局工作的開展，那就必須要在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)。實(shí)踐出真知，工作長才干。辦公室工作看起來簡單，但做好做周全、不出差錯實(shí)在不易。工作有方勤為徑，想做好每項工作就必須勤于實(shí)踐。辦公室事多、人多、頭緒多，怎樣做到統(tǒng)籌兼顧、有序推進(jìn)？做到管而不死、散而不亂？通過半年多的實(shí)踐，我們建立了辦公室周例會工作制度，每周總結(jié)布置辦公室工作，明確要求，各人報告交流工作情況，點(diǎn)評后分頭行動，這樣既有效把握整體工作運(yùn)行情況，又放手讓各人自動自發(fā)工作，既保證了各項工作順利完成，又提高了工作效率和質(zhì)量。同時，還要做到理論聯(lián)系實(shí)際，在實(shí)踐中檢驗(yàn)自己的知識技能，在實(shí)踐中不斷為自己充電，這對我們工作的開展是非常有益的。
要勤于積累。學(xué)習(xí)也好，實(shí)踐也罷，都是一個積累的過程。辦公室工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴都要靠日常的積累去不斷地改進(jìn)和發(fā)展，要一點(diǎn)一滴地積累知識、積累經(jīng)驗(yàn)、積累感悟，豐富工作的經(jīng)歷和人生的閱歷，唯有如此才能不斷地提升工作的水準(zhǔn)和質(zhì)量。
二、辦公室工作“實(shí)”字為要，做到處事誠實(shí)，辦事踏實(shí)，成事求實(shí)。只有踏踏實(shí)實(shí)做人，實(shí)實(shí)在在做事，扎扎實(shí)實(shí)工作的人，才能將工作干好，取得好的發(fā)展，得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可。
處事要誠實(shí)。誠實(shí)是一個人為人處事的品德要求，更是一個人得到更高發(fā)展必須具備的品質(zhì)。辦公室是公司的中樞，對上接觸的是領(lǐng)導(dǎo)，對下接觸的是部門員工，對外接觸的是合作伙伴，這就需要辦公室的工作人員具有良好的品質(zhì)，無論是面對那一面、哪一層次的人，做事都要真心誠心，竭盡全力。要為人誠實(shí)、工作務(wù)實(shí)、責(zé)任落實(shí)。要做到上傳下達(dá)，不欺上瞞下、謊報軍情；協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，不虛情假意、心口不一。要把領(lǐng)導(dǎo)交辦的、同事需辦的事，放在心上，抓在手上。只有這樣，才能贏得上下左右的信任支持，才能在公司內(nèi)外塑造良好的形象。
辦事要踏實(shí)。辦公室工作多數(shù)是一些具體性的事務(wù)，只有實(shí)事求是地去分析，并制定具體的計劃或策略，腳踏實(shí)地、盡心盡力去做，才能夠把工作做好。踏實(shí)工作是一個人的內(nèi)功，要做到是很不容易的?？吹絼e人干出轟轟烈烈業(yè)績之時，均不可浮躁，要靜下心、沉下身、踏實(shí)工作，這本身就是對自己的一個考驗(yàn)。辦公室人員猶如家庭主婦，燒煮一日三餐，油鹽柴米，鍋碗瓢盆，雖不高貴，卻十分重要，后勤服務(wù)保障一旦飄浮，勢必影響一家人正常生活和工作。因此，辦公室工作人員要甘當(dāng)人梯和鋪路石，求實(shí)務(wù)實(shí)，甘于奉獻(xiàn)。
要有實(shí)干精神。辦公室工作的繁瑣性、細(xì)微性、重要性決定了辦公室工作人員一定要具有實(shí)干的精神、務(wù)實(shí)的作風(fēng)，踏踏實(shí)實(shí)、無怨無悔地干工作。實(shí)干體現(xiàn)在思想上就是實(shí)事求是,體現(xiàn)在作風(fēng)上就是求真務(wù)實(shí),體現(xiàn)在工作上就是真抓實(shí)干。真抓實(shí)干貴在“真”、重在“實(shí)”,同“真”相對立的是“假”和“偽”,同“實(shí)”相對立的是“虛”和“空”。古往今來,凡事成于真、興于實(shí),敗于虛、毀于假。真抓實(shí)干,就是遵循客觀規(guī)律去抓、用心用腦去抓、全力以赴去抓,實(shí)實(shí)在在去抓。蜻蜓點(diǎn)水、不務(wù)實(shí)際不是真抓實(shí)干,瞻前顧后、心不在焉不是真抓實(shí)干,貪圖虛名、搞形式、走過場也不是真抓實(shí)干。衡量是不是真抓實(shí)干,不能看形式,關(guān)鍵是看結(jié)果,看實(shí)效,效果是衡量工作好壞的準(zhǔn)繩和標(biāo)尺，是我們工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，踏實(shí)、實(shí)干是保證，我們一定要養(yǎng)成求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。
三、辦公室工作“細(xì)”字定論，要做到細(xì)心、細(xì)致、精細(xì)、精美。“細(xì)節(jié)決定成敗。”做好任何工作都需要在“細(xì)”字上下功夫。工作中要將目標(biāo)、任務(wù)分解和細(xì)化，把握好細(xì)節(jié)。事實(shí)證明，大到公司年度任務(wù)，小到部門階段工作，只有遵循科學(xué)規(guī)律，細(xì)心做事，注重細(xì)節(jié)，細(xì)化環(huán)節(jié)，工作才能落實(shí)到位。
一要認(rèn)真細(xì)心。人們常說“態(tài)度決定一切”。細(xì)心就是一個人對于工作和生活的態(tài)度。生活中要善于細(xì)心發(fā)現(xiàn)，工作中更要細(xì)心地去觀察。辦公室工作的性質(zhì)和內(nèi)容決定了要想做好工作就必須做到細(xì)心、用心。無論是日常的工作事務(wù)，還是領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事情，或是臨時性的突發(fā)事件，都需要細(xì)心地去做。只有細(xì)心，才能將工作的各個環(huán)節(jié)、各個步驟、各種問題考慮周全、做到位，才能避免任何疏忽，取得最優(yōu)的效果。
二要注重細(xì)節(jié)。“天下大事必作于細(xì)。”看不到細(xì)節(jié)，或者不把細(xì)節(jié)當(dāng)回事的人，對工作缺乏認(rèn)真的態(tài)度，對事情只能是敷衍了事。這種人無法把工作當(dāng)作一種樂趣，因而在工作中缺乏工作熱情。而考慮到細(xì)節(jié)、注重細(xì)節(jié)的人，不僅認(rèn)真對待工作，將小事做細(xì)、將細(xì)事做精，而且注重在做事的細(xì)節(jié)中找到機(jī)會，從而使自己走上成功之路。因而有人說：“把細(xì)節(jié)做到極致就是完美?！鞭k公室日常負(fù)責(zé)的事情大多是單位的一些會議、接待、行政管理、部門協(xié)調(diào)等，這些工作很重要，處處都要體現(xiàn)大局觀念，處處又要細(xì)微到位。如果注意不到就會出現(xiàn)問題，工作做了很多，一個細(xì)節(jié)產(chǎn)生瑕疵就會影響整個體作的效果。例如：安排重要客人住宿，如果事先不辦理住宿登記，領(lǐng)取房卡，客人到賓館才辦理，就會影響客人的興致和情緒，進(jìn)而影響合作洽談的效果。
三要分解細(xì)化。細(xì)化，就是詳細(xì)、周密地計劃，量化工作事項。工作細(xì)化，就是根據(jù)不同的任務(wù)和需要，把上級的精神與本單位的實(shí)際進(jìn)行合理地安排，使之更加具體、明確，更具有可操作性。這個過程就是把領(lǐng)導(dǎo)的共性要求與本部門的實(shí)際工作相結(jié)合的過程，把公司的規(guī)定變?yōu)榭刹僮餍源胧┑倪^程，把上級精神創(chuàng)造性地落實(shí)到工作中去的過程。辦公室工作的特點(diǎn)就是要求辦公室工作人員在工作中將各項工作細(xì)化，將工作分解成具體的步驟，這樣才能更好地開展工作。如何做到工作細(xì)化呢？首先要強(qiáng)化責(zé)任。對工作勤勤懇懇、兢兢業(yè)業(yè)，在落實(shí)上動腦筋、用真功，把領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求具體化，拿出實(shí)實(shí)在在的辦法,把大的事項變成小的步驟，把大的任務(wù)細(xì)化為看得見、摸得著的具體工作。今年七月份，我們根據(jù)總經(jīng)理的要求，將勤務(wù)、物資管理細(xì)化為餐飲衛(wèi)生、大樓維護(hù)、辦公環(huán)境、消防器材、花木擺放、水電管路、電器網(wǎng)絡(luò)、倉庫物資、車輛出行八個方面，擬訂了管理細(xì)則，便于操作和考核。其次要領(lǐng)會精神。工作細(xì)化，必須克服情況不明決心大、心中無數(shù)點(diǎn)子多的盲目行動，要吃透上頭的精神，摸準(zhǔn)下面的情況，形成自己的思路，變成自覺的行動。第三要合理安排。工作細(xì)化要遵循科學(xué)，力戒盲目，不亂提口號、瞎出點(diǎn)子，不走過場、大而化之，更不說大話、空話、套話，要合理安排時間，拿出辦法，細(xì)化到具體的人，扎實(shí)、具體地做好每一件事，逐環(huán)節(jié)地抓好每一項工作。
總之，辦公室作為公司工作運(yùn)行的中樞、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置。辦公室工作人員只有通過不斷學(xué)習(xí)與實(shí)踐增強(qiáng)工作能力，提升服務(wù)水平，做到“勤、實(shí)、細(xì)”，才能跟上領(lǐng)導(dǎo)的要求，跟上公司發(fā)展的步伐和需要。
